"Thông tin" - nền tảng hình thành văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là sản phẩm của chính những con người cùng làm việc trong một doanh nghiệp và nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững của doanh nghiệp đó.


Có vô vàn thông tin phát sinh ra tại một doanh nghiệp mỗi ngày, từ thông tin kinh doanh, khách hàng, lương bổng… cho tới “niềm vui, nỗi buồn” của sếp hay ai đó. Có sự liên hệ vô hình nào giữa “thông tin” và “văn hóa doanh nghiệp”, hãy cùng nhận diện từ những bài học quản lý giản đơn.

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.

“Truyền” cho “thông” = văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông là nền tảng hình thành văn hóa doanh nghiệp. Có một điều kiện tiên quyết làm nên thành công của doanh nghiệp, đó là việc mỗi nhân sự trong cơ quan có thể tìm kiếm và trao đổi thông tin một cách hiệu quả. Thông tin cũng là nền tảng để hình thành văn hóa doanh nghiệp.

Có một điều thật không buồn cười chút nào, rằng phần lớn các vấn đề nảy sinh tại doanh nghiệp đều có gốc rễ từ chuyện không coi trọng việc trao đổi, thu nhận thông tin. Văn hóa doanh nghiệp có được hình thành và duy trì phát triển cũng từ việc có làm tốt công tác truyền thông hay không. Hiểu về văn hóa doanh nghiệp có vẻ là một công việc khó, nhưng nếu đặt ra những câu hỏi đơn giản, bạn sẽ thấy “thông tin” và “văn hóa doanh nghiệp” có mối liên hệ thế nào:

• Các cộng sự trong doanh nghiệp có hiểu rõ những việc mà họ phải làm hay không?

• Tất cả nhân viên có nắm được chức vụ bổn phận của mình không?

• Nhân viên cấp dưới có biết rõ những gì mà lãnh đạo mong đợi ở họ hay không?

• Kết quả công việc của mỗi cá nhân có được thường xuyên đánh giá và được đánh giá công bằng không?

• Mỗi người lao động có khen thưởng hợp lý hay chỉ thường xuyên là sự trách mắng?

• Người lãnh đạo có gặp gỡ trao đổi ý kiến với những người quản lý dưới quyền và cùng họ phân tích thông tin hay không?

Thông tin giữa các cá nhân tạo nên sự vận hành của mỗi doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp được hình thành từ công tác truyền thông.

Nó xác lập nên một hệ thống các giá trị (dưới dạng vật thể và phi vật thể) được toàn thể những người làm việc trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận và ứng xử theo các giá trị đó để đạt được mực tiêu doanh nghiệp.

Hệ thống giá trị này trở thành động lực chủ yếu nhất thúc đẩy mọi người làm việc, là hạt nhân liên kết mọi người trong doanh nghiệp với nhau, liên kết doanh nghiệp và xã hội.

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.

Thông tin – sức mạnh của người quản lý

Thông tin – đó là sức mạnh. Thông tin có thể đẩy mạnh hiệu quả công việc của những người quản lý và nhân viên. Nếu việc trao đổi thông tin được đặt lên đúng tầm, nó sẽ giúp cho người lãnh đạo và các nhân viên có thể hiểu biết nhau hơn, khoảng cách giữa họ sẽ không bị ngăn cách.

Khi mỗi thành viên trong doanh nghiệp thực sự coi nhau như những người thân thuộc, không một ai có thể phủ nhận được rằng, môi trường làm việc hay văn hóa doanh nghiệp ở đây yếu kém.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp cần thiết, thì việc kiểm soát thông tin có thể khiến nó trở thành một vũ khí lợi hại khi điều hành doanh nghiệp. Lộ bí mật thông tin cũng có thể tác động làm tổn hại cho hoạt động của cơ quan, khiến nó mất lợi thế so sánh với các đối thủ khác. Tốt nhất nên cung cấp thông tin ra nhiều hơn một chút hơn là chỉ đưa ra vừa phải.

Có nhiều ông chủ tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để không có gì bị lọt qua. Nếu bạn là người quản lý doanh nghiệp, thêm một lần gọi điện thoại còn hơn là phải bỏ ra nhiều thời gian hơn nữa để biết được có chuyện gì, có ai đó, có thông tin gì quan trọng diễn ra mà mọi người đều biết rõ ngoại trừ bạn. Có thể đưa ra một ví dụ:

* Có một người quen gọi điện thông báo cho bạn rằng tại thành phố này vừa có một doanh nghiệp mới ra đời – một khách hàng tiềm năng cho những sản phẩm mà bạn mong được chào bán. Người quen đó cũng cho biết rằng thông tin này cũng đã được thông báo đến bộ phận tiếp thị của bạn. Có thể bạn sẽ nghĩ: “Tuyệt thật, bộ phận tiếp thị đã biết về điều này, họ sẽ tự biết phải gọi điện đến doanh nghiệp đó, vậy là ta đã thu được thêm một đơn hàng nữa rồi”.

Vậy nhưng, sự thể đâu có đơn giản như vậy! Bạn phải tự mình gọi điện để chắc chắn rằng nhân viên quản lý bộ phận marketing đã biết rõ về đối tác tiềm năng mới này. Hãy hỏi xem người quản lý bộ phận kinh doanh rằng, anh ta đã chuẩn bị làm những gì để thu hút doanh nghiệp đó và chào mời họ tham gia quảng cáo.

* Khi bạn đi vệ sinh, bạn thấy nơi này cần phải dọn dẹp ngay lập tức. Hãy đừng vì những việc quan trọng khác mà quên việc phản ánh với bộ phận chịu trách nhiệm thu dọn. Vì nếu có một người nào đó đến sau đó và cũng sử dụng nhà vệ sinh này, họ có khẳng định được chắc rằng bạn là một nhà quản lý nghiêm túc không?

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào, công việc quản lý sự vụ hằng ngày dù có những lúc sẽ đưa bạn đến những phút giây đầy vinh quang, thậm chí là hào nhoáng, nhưng còn lại phần lớn thời gian khác thì người lãnh đạo luôn phải thực thi những công việc vặt vãnh nhàm chán. Nhưng chỉ khi đó, bạn mới thực sự là người gương mẫu trong việc vun đắp văn hóa doanh nghiệp vững bền.

Hãy quan tâm làm sao để những người quản lý dưới quyền, các nhân viên luôn trong trạng thái tin tưởng rằng bạn nhìn thấy tất cả, biết hết tất cả. Hãy cố gắng theo dõi và cảm nhận tất cả những gì được doanh nghiệp của mình làm ra. Hãy để quan tâm làm sao để mỗi nhân viên có thể biết rằng, bạn thích cách mà anh ta làm việc.

Và cũng chắc chắn rằng, phải làm sao để mỗi người quản lý, mỗi nhân viên đều hiểu họ đang ở trong một đội ngũ thống nhất. Hãy khen ngợi những nhân viên vì thành tích lao động tốt. Hãy dành những phần thưởng cho nhân viên hoặc dành cho họ những trợ cấp ưu đãi khác (tham quan du lịch, gia hạn nghỉ phép v.v…).

Cần hiểu rõ rằng, nhân viên của bạn đang làm việc trong những điều kiện lao động như thế nào, bạn có thể cho phép họ những gì như: phòng làm việc riêng, tiền lương thỏa đáng, khả năng nhận phần trăm từ lợi nhuận doanh thu.

Hãy đặt ra cho nhân viên của mình những điều kiện làm việc, ưu đãi… không ít hơn so với những gì mà các doanh nghiệp cạnh tranh với bạn trong thành phố, trong khu vực có thể đưa ra. Và nếu như bạn có thể cho phép mình trả những khoản lương mang tính cạnh tranh hoặc khả năng cung cấp những ích vượt trội thì bạn hãy nêu rõ cho các nhà quản lý dưới quyền, cho các công nhân viên của mình hiểu rõ nguyên nhân vì sao. Hãy trao đổi thông tin thường xuyên với họ.

Nếu bạn chưa có khả năng phát trả lương bổng, hãy thông báo cho các nhà quản lý, nhân viên, rằng bạn chưa trả cho họ và khoảng thời gian chắc chắn sẽ phải giải quyết việc này. Họ luôn cần nắm rõ điều đó. Họ có quyền được biết. Họ cần phải cho gia đình của mình hoặc ngân hàng tín dụng biết rằng, khi nào họ có thể trả những tiêu phí của mình.

Nhiều doanh nghiệp khác nhau thường găm giữ tiền lương của nhân viên và điều này dẫn tới việc đánh mất lòng tin. Đó chính là những doanh nghiệp kém cỏi, những người quản lý thiếu bản lĩnh.

Việc thông báo những tin tức tốt lành – về những khoản phụ cấp, tiền thuởng ngoài lương hoặc về những ưu đãi khác – điều đó thật đơn giản và dễ chịu. Thông báo những tin tức xấu cũng là việc không kém quan trọng, mặc dù tin tức tốt lành thì vẫn dễ chịu hơn nhiều.

Bạn hãy là một người trung thực. Những nhân viên của bạn sẽ không cảm thấy thích thú nếu bị va chạm về mặt lương bổng, nhưng nếu bạn giải thích rõ nguyên nhân, họ sẽ gần như hiểu được bạn và sẽ cảm thấy biết ơn vì những ưu đãi quan tâm mà bạn đưa ra.

Hãy thông báo cho toàn thể nhân viên được biết khi đang có những vấn đề tài chính nghiêm trọng nảy sinh. Hãy để mọi người biết rõ ràng còn hơn là để họ phải phấp phỏng đoán mò. Những nhân viên có trình độ kém cỏi thường ước đoán mò về những tình huống khác nhau của vấn đề, thậm chí là họ nghĩ rất tồi tệ hơn so với tình hình thực tế.

Xin đừng ngại ngần những vấn đề phức tạp mà bạn có thể gặp phải. Tính tập thể trong lao động thể hiện ở chỗ vấn đề này được chia sẻ cho toàn thể cán bộ nhân viên được biết và tìm cách cùng bạn giải quyết vấn đề.

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.

Văn hóa doanh nghiệp và những câu chuyện thường ngày

Văn hóa doanh nghiệp – khởi nguồn từ người lãnh đạo. Người lãnh đạo – đó là người chủ của một gia đình lớn mà các thành viên trong đó sẽ trông xem ông ta đặt ra những nhiệm vụ gì cho mọi người, có những chuẩn mực nào và những yêu cầu gì để họ theo đó mà thực hiện. Người lãnh đạo với những quan niệm và ứng xử của mình trong cuộc sống khởi nguồn và định hình văn hóa doanh nghiệp.

Nếu phần lớn thời gian làm việc người lãnh đạo vắng mặt hoặc khép chặt cửa phòng làm việc, chắc chắn sẽ nảy sinh thắc mắc ngờ vực với người dưới quyền. Sẽ có ích hơn nếu trong mỗi ngày làm việc, người lãnh đạo đều đi một vòng tới các phòng ban trong đơn vị, thảo luận với đội ngũ lãnh đạo dưới quyền và các nhân viên, đưa ra lịch tiếp khách hằng ngày. Điều đó có nghĩa là người lãnh đạo cần sâu sát với mọi hoạt động.

Hãy nắm bắt, chỉ đạo mọi công tác nhưng làm sao để mọi người biết rằng, bạn luôn cởi mở đón nhận thông tin, rằng bạn cũng giống như mọi đồng nghiệp khác, luôn sẵn sàng lắng nghe và học tập những điều mới mẻ. Vậy nên bạn cần phải hiểu rõ được hết tất xem mọi người trong cơ quan làm gì, làm thế nào.

Bạn cũng cần biết được rằng, bạn đang có những nhân viên thế nào và họ đang quan tâm lo lắng điều gì. Nếu trong số nhân viên của bạn có ai đó vướng mắc câu chuyện gia đình, người thân, hãy sẵn sàng giúp đỡ thỏa đáng. Nếu có nhân viên nào đạt thành tích vượt bậc trong công việc thì xin bạn chớ có hà tiện lời khen dành cho họ.

Nếu có nhân viên nào không hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì cũng phải quan tâm tới họ, tìm cách để họ khắc phụ sửa chữa. Và nếu như không có một ai khác không giúp đỡ họ thực hiện điều đó thì chính bạn sẽ làm việc này. Nếu phải trách mắng một ai thì cũng nên dành cả những điều đó cho chính mình. Đừng dành cho mình những thứ có lợi nhất và phải có cả những trách nhiệm khó khăn nặng nề nhất.

Một người lãnh đạo tốt cần biết định hướng cho mọi người, phải là một nhà tâm lý giỏi chứ không chỉ là một nhà quản trị thông thường. Văn hóa doanh nghiệp không phải là cái gì đó thật xa vời, nó có trong mỗi hành vi nhỏ nhất.

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.

5 bí quyết của sự thành công

Hình thành và phát triển nền tảng văn hóa doanh nghiệp là công việc cực kỳ phức tạp, tuy nhiên có những bí quyết để có thể làm “đơn giản hóa” vấn đề này. Xin được đưa ra những lời khuyên sau:

1. Bạn hãy suy nghĩ như một khách hàng bình thường. Hãy nhớ rằng, nếu không có khách hàng thì bạn làm sao có thể thực hiện việc kinh doanh một cách thành công. Trân trọng khách hàng và giữ chữ “tín” – đó luôn là yếu tố quan trọng của văn hóa doanh nghiệp.

2. Văn hóa doanh nghiệp cần xác định “tầm nhìn” – “giá trị cốt lõi” và “phương châm hành động” của tổ chức đó – đây phải thực sự là “cẩm nang” cho mỗi cá nhân. Khi thấm nhuần những giá trị cốt lõi đó, họ sẽ có khả năng kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Hãy tin tưởng và khuyến khích họ lao động, chỉ có như thế thì bạn mới giành được niềm tin của đối tác.

3. Hãy nhớ rằng, chất lượng hiệu quả công việc phụ thuộc vào chính hoạt động của đội ngũ nhân viên. Hãy tuyển chọn nhân lực thật kỹ lưỡng, đào tạo họ, cho họ tự do chứ không phải chỉ có mệnh lệnh, cùng bàn bạc với họ để đặt ra mục đích (chứ không phải buộc họ thực hiện mục đích), hãy khen ngợi và phê bình đúng mực. Xây dựng một “ngôi nhà chung” – câu chuyện không bao giờ cũ trong tầm nhìn của người lãnh đạo.

4. Văn hóa doanh nghiệp được hình thành từ “lòng tin” của mỗi cá nhân. Nếu bạn lừa dối cán bộ công nhân viên hoặc các khách hàng, họ sẽ không bao giờ cảm thông cho bạn vì việc đó. Thành tựu của doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở lòng tin. Hãy tạo lập sự chân thực và thể hiện rõ điều đó một cách bất di bất dịch. Đây có lẽ chính là yêu cầu khó khăn nhất.

5. Văn hóa doanh nghiệp là một khái niệm rất linh hoạt chứ không máy móc đơn thuần, chỉ có thể vận dụng nó khi bạn thực sự yêu cơ quan tổ chức đó, sẵn sàng cống hiến hơn 100% sức lực của bản thân. Bạn sẽ không đơn độc khi làm việc đó, chắc chắn rằng luôn có những người sát cánh bên bạn.

Để thực hiện được những điều đó thì vẫn phải trở lại điều đâu tiên là khả năng nắm bắt, xử lý thông tin của người lãnh đạo và kèm theo đó là khả năng truyền tải những thông điệp, ý chí và mục tiêu, triết lý trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tới mọi nhân viên và cả khách hàng của mình.

Sự minh bạch thông tin có lẽ là một thành tố văn hóa quan trọng nhất trong nền kinh tế thị trường thời hiện đại.